Я попросил контролёра организации во Всемирной составить бюллетень на основе советов, которые она давала организации Вашингтона относительно того, какой должна быть работа по продвижению в отделе продвижения и регистрации.
Эта женщина с долгим опытом работы в качестве начальника отдела регистрации добивалась завидных успехов, имея самый высокий доход по этому отделу, который когда-либо имели центральные организации.
Её советы очень ценны. Главы всех центральных организаций и отделов продвижения и регистрации должны выполнять эти программы как самые приоритетные.
С помощью этих программ, которые выполнялись именно таким образом и которые квалифицированно внедрялись на практике хорошим руководителем, условную единицу в организации Вашингтона вновь удалось поднять с самого низкого до самого высокого уровня в мире.
Не прекращайте выполнять те ваши программы, которые вы считаете успешными. Не перенапрягайте персонал, имеющийся в отделе продвижения и регистрации. Укомплектуйте этот отдел и ЦФ достаточным количеством штатных сотрудников, чтобы выполнялись существующие программы, а также те, что подробно описаны в этом бюллетене.
Согласно имеющимся у меня здесь отчётам, в отделе продвижения и регистрации одной из центральных организаций работает только один человек. В другой работают только два. Будет ли случайным совпадением то, что уровень дохода у первой из них самый низкий, а уровень дохода у второй немного выше дохода первой? В организации Вашингтона в отделе продвижения и регистрации на протяжении шести месяцев оставался только один человек – стоимость её условной единицы, в конце концов, упала до нуля. В этот отдел было назначено надлежащее количество сотрудников, и стоимость условной единицы за три недели поднялась на средний уровень – 50%. Поэтому не экономьте на персонале отдела продвижения и регистрации. А когда вы получите персонал, обеспечьте, чтобы они точно выполняли обязанности своих шляп и выполняли эти программы.
Чтобы выиграть, вам не нужны новые и блестящие идеи. Всё, что вам нужно, – это точная структура организации и эти программы, а когда они у вас будут, подкрепите их высококачественными услугами. И обеспечьте, чтобы ОХС распространял книги.
Итак, если вы хотите поднять стоимость условной единицы, я могу лишь настойчиво порекомендовать вам осуществлять продвижение, описание которого для отдела продвижения и регистрации дано ниже.
Во всех центральных организациях к деятельности по продвижению следует подходить более организованно. Приведённая ниже информация поможет добиться этого.
Выполнение программы по продвижению, предназначенной для этого отдела, целиком и полностью зависит от получения имён всех потенциальных клиентов на обучение и процессинг из ЦФ. Дефиниция «потенциального клиента» такова: «любой человек, который упомянул, пусть даже неопределённо, о своей заинтересованности в том, чтобы получать обучение или процессинг, и который не имел ни того, ни другого». Не имеет значения, как давно была высказана эта заинтересованность. Главное, что она была высказана. Все такие потенциальные клиенты должны быть перечислены на карточках. (Если ваш отдел адрессографа действительно хорошо функционирует, то эти потенциальные клиенты уже должны быть обозначены ярлычками на пластинах адрессографа, но полностью на это не полагайтесь. В организации Вашингтона, где я уже ввела эту программу, администратор по координации ЦФ и отдела продвижения ещё раз просматривает ЦФ, и начальник отдела продвижения и регистрации докладывает о том, что обнаруживается очень много потенциальных клиентов, которые не были обозначены ярлычками.) Администратор по координации ЦФ и отдела продвижения, основываясь на сведениях, имеющихся в этих карточках, вынимает папки этих людей из ЦФ и отсылает их регистратору, чтобы тот писал этим людям письма и интересовался тем, когда они придут на обучение и процессинг. При написании письма делаются две копии: одну, конечно же, помещают в папку этого человека в ЦФ, а другую отдают кому-то из администраторов по координации ЦФ и отдела продвижения. Тот ставит на карточке человека дату написания письма, проставленную в присланной ему копии. Так делают до тех пор, пока не будет написано письмо каждому потенциальному клиенту.
На отклики, полученные на эти написанные регистратором письма, ответы даёт регистратор либо (если человек на самом деле готов записаться на обучение или процессинг) регистратор, непосредственно работающий с людьми. При написании ответов делаются две копии. С этими копиями поступают описанным выше образом. Администратор по координации ЦФ и отдела продвижения отмечает в карточке дату прихода ответа в организацию.
В конце концов у администратора по координации ЦФ и отдела продвижения останется некоторое число карточек людей, от которых ответы не пришли. Карточки людей, от которых не было получено ответов, после трёх месяцев со дня отправления первого письма регистратора передаются помощнику регистратора. Тогда помощник регистратора работает с этими людьми как с теми, у кого имеется разрыв АРО, и добивается, чтобы они вступили в общение с центральной организацией.
Что касается этого конкретного проекта по продвижению, то будьте добры не забывать про студентов курсов «Дипломированный одитор Хаббарда» и «Клирующий саентолог Хаббарда» или заочного курса «Бакалавр Саентологии», которые ещё не начали курс.
Срок, который я устанавливаю регистратору для написания всех новых писем, составляет один месяц. За это время регистратору следует «откопать» всех потенциальных клиентов и написать все письма. Поскольку мы позволим этим потенциальным клиентам иметь задержку общения только в три месяца, то в сумме пройдёт четыре месяца, прежде чем все карточки потенциальных клиентов, не ответивших на письма, будут переданы помощнику регистратора. Эта оценка не вселяет оптимизма. Выполняя проект, делайте это и добейтесь, чтобы это было сделано полностью.
Пока помощник регистратора ожидает, когда эти необщительные потенциальные клиенты будут улажены как люди с разрывом АРО, он может быть занят написанием ответов на поступающие письма с разрывами АРО и, что более важно, – работать с людьми, которые перестали регулярно вносить деньги на свои счета в центральной организации. Бухгалтерия ежемесячно предоставляет помощнику регистратора список имён этих людей. С ними работают как с теми, у кого есть разрывы АРО.
Данный проект по продвижению должен быть осуществлён начальником отдела процессинга и штатными одиторами. Начальник отдела процессинга должен просмотреть файлы с тестами и найти папки прежних преклиров, которые не получили всё то количество недель процессинга, которое было назначено им при оценке их кейсов. По мере выполнения этого действия, необходимо создать файл карточек с именами этих людей. Не нужно доставать их папки ЦФ – вся информация о кейсах содержится прямо в папках с тестами. Этим людям можно задать конкретные вопросы о том, избавились ли они от трудностей с кейсом с тех пор, как начали получать процессинг, и о том, когда ориентировочно они могут прийти, чтобы завершить получение оставшегося количества недель процессинга, назначенного им при оценке кейса; в письме можно указать количество недель одитинга, которое следует провести согласно оценке, и количество недель реально пройденного одитинга. По мере поступления ответов, начальник отдела процессинга отмечает в карточках даты получения организацией писем с откликами, отвечает на эти письма или обеспечивает, чтобы одитор, пославший письмо, дал на него ответ. Все письма, в которых выражено определённое желание записаться на услуги, после написания ответных писем отсылаются регистратору, с тем чтобы тот занёс их в регистрационную книгу.
На этот проект также даётся срок четыре месяца, и по истечении этого времени все карточки преклиров, которые получали процессинг в прошлом и которые не написали ответа, передаются помощнику регистратора, чтобы он работал с этими преклирами как с людьми, у которых есть разрывы АРО.
Проект для этого отдела заключается в написании писем всем студентам, не завершившим курсы, чтобы добиться от них выполнения всех необходимых требований для получения ими своих сертификатов. Этих людей можно найти в отделе адрессографа по ярлыкам, если, повторяю, отдел адрессографа работает идеально. В противном случае, имена всех этих людей можно будет найти в журнале перекличек. Для распространения Саентологии нам необходимо, чтобы в районе деятельности работали одиторы, а для того чтобы добиться от них работы, нам нужно, чтобы они имели сертификаты.
Выполняя этот проект, начальник отдела обучения заводит файлы с карточками, и, если студент не даёт ответа в течение четырёх недель, начальник отдела обучения передаёт их помощнику регистратора, чтобы тот уладил эту ситуацию. Давайте действительно добиваться от этих людей, чтобы они выполнили все требования для получения сертификатов.
Другой проект для отдела обучения состоит в написании писем всем бывшим студентам курса «Дипломированный саентолог Хаббарда», чтобы привести их на курсы «Клирующий саентолог Хаббарда» или «Бакалавр Саентологии». Это делается с помощью карточек таким же образом, как было описано выше.
Проект для этого отдела относительно прост. Всё, что делает начальник бухгалтерии, так это пишет письма всем людям, которые полностью оплатили свои счета или которые регулярно производят ежемесячные платежи. В письмах этим людям сообщается, что они могут получать кредит в центральной организации для дальнейшего обучения или процессинга.
Позвольте мне упомянуть здесь о том, что людям, которые регулярно вносят плату, но имеют слишком большую задолженность, такие письма писать не следует. Мы не хотим, чтобы их задолженность выросла до такой степени, что они уже не будут способны её погасить.
В работе по продвижению этот отдел несёт ответственность за то, чтобы территория и здания центральной организации были в презентабельном состоянии с точки зрения внешнего вида и чистоты. К наиболее важным помещениям относятся приёмная, офис регистратора, офис секретаря ассоциации или секретаря организации, а также офисы ОХС. При небольших затратах в них можно создать прекрасный интерьер. В любом случае отдел материальной части должен осуществлять контроль за тем, чтобы эти помещения оставались в хорошем состоянии. Металлические корзинки в этих помещениях должны быть заменены на деревянные с такой текстурой, чтобы она подходила под текстуру стола и другой мебели. Если для этих корзинок на столе недостаточно места, то их можно поместить на другой стол, находящийся рядом. Брошюры и листовки следует держать в книжных шкафах, и они не должны быть разбросаны по столам, каминным полкам или на полу, как это иногда бывает. Следует поощрять уборщиков убирать эти помещения в первую очередь, а потом уже убирать коридоры.
Кроме того, поскольку у некоторых офисов маленький размер, необходимо исправить частую ошибку дизайна, которая состоит в том, что стены имеют один цвет, а деревянная мебель – другой. На небольшом пространстве должен использоваться один цвет и для стен, и для деревянной мебели, и это должен быть светлый пастельный оттенок, так как более тёмные тона сокращают пространство.
Далее отдел материальной части может привести в порядок «механические мозги» организации – ЦФ и файлы пластин адрессографа. Все категории публики следует пометить ярлыками; и должно быть завершено создание файлов ЦФ и новых папок, и они должны быть в настоящем времени. Вы непременно должны обеспечить, чтобы пластины всех потенциальных клиентов были помечены ярлыками.
Секретари отделения ОХС по распространению и администраторы секции книг должны рассылать покупателям книг полный список всех книг и аудиозаписей. Обычно такие списки составляются следующим образом:
«Дианетика: современная наука душевного здоровья»
Цена: ________
А также содержится обращение: «Пожалуйста, отметьте одну из строк, следующих за названием каждой книги». Чтобы получить образец такого почтового отправления, вы можете написать секретарю ОХС по распространению в Вашингтон, и вы получите экземпляр для создания его фотолитографических копий. Или же вы можете использовать почтовое отправление, образец которого дан в одном из старых журналов «Саентология», где перечисляются книги и аудиозаписи с кратким описанием их содержания и имеется приложение в виде бланка заказа.
Список покупателей книг можно достать в отделе адрессографа, или же его можно составить, изучив инвойсы за последние несколько лет.
Секретари континентальных ОХС должны осуществлять деятельность по продвижению, которая заключается в выполнении двух действий. Одно из них – это написание писем всем дипломированным одиторам с извещением о том, что в будущем процессинг по расценкам для профессиональных одиторов смогут получать только те дипломированные одиторы, которые имеют действующее международное или пожизненное членство в МАСХ. Делается это для того, чтобы побудить всех одиторов приобретать членства и таким образом поставить всех одиторов на коммуникационные линии организации для того, чтобы их в дальнейшем можно было информировать.
Другой проект заключается в том, чтобы писать письма одиторам, которые до сих пор не получили лицензии, и обеспечивать, чтобы эти одиторы получили лицензию, а также писать письма тем одиторам, которые имеют лицензию, но не выплачивают 10%, и обеспечивать, чтобы они сделали это. Если эти имеющие лицензию одиторы не будут выплачивать свои 10% в течение трёх месяцев, нам придётся аннулировать их лицензии и снять их с линии распространения бюллетеней, пока они не приведут в порядок свои кейсы, чтобы осуществлять успешную практику в районе деятельности.
Этот отдел уже получил проект по продвижению в БОХС от 25 марта 1960.
Ваш проект по продвижению заключается в том, чтобы проталкивать, проталкивать, проталкивать, проталкивать проекты по продвижению, изложенные выше для шести отделений центральной организации. Обеспечивайте продвижение этих проектов вплоть до самого завершения. Не сидите за своим столом, получая доклады о ходе этих проектов. Пойдите в отдел и проверьте файлы с карточками, проверьте, каково количество написанных писем и т.д. Сейчас действительно очень подходящий момент, чтобы посмотреть, насколько хорошо секция адрессографа обслуживает организацию.
Еженедельно присылайте мне доклады относительно достигнутых успехов, трудностей, с которыми вы столкнулись и которые вы преодолели, а также давайте в докладах другую информацию относительно этих проектов.